Từ ngày 1/7/2025, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 mở rộng diện tham gia bắt buộc sang một số nhóm từng đứng ngoài: người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương, người làm việc không trọn thời gian có tiền lương tháng từ mức thấp nhất làm căn cứ đóng trở lên, người làm theo hợp đồng mang tên khác nhưng có nội dung của quan hệ lao động, cùng chủ hộ kinh doanh có đăng ký theo lộ trình. Với phòng nhân sự của công ty nhỏ, đây là ba nhóm cần rà ngay.
Bài viết theo góc người làm nhân sự – kế toán kiêm nhiệm: nhóm nào mới, nhận diện ra sao trong hồ sơ hiện có, quy trình rà soát từng bước và những tình huống mập mờ nên hỏi lại. Mức căn cứ đóng, cách xác định tiền lương của từng nhóm nằm trong nghị định hướng dẫn. Thông tin tính tới thời điểm viết (tháng 11/2026); bạn đối chiếu luật và văn bản hướng dẫn trên cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật.
Nhóm mới và cách nhận diện trong hồ sơ công ty
Bảng chỉ liệt kê các nhóm có liên quan tới doanh nghiệp. Nhóm người hoạt động không chuyên trách ở thôn, tổ dân phố cũng mới vào diện nhưng không thuộc phạm vi của phòng nhân sự doanh nghiệp.
| Nhóm | Trước 1/7/2025 | Dấu hiệu trong hồ sơ | Câu hỏi cần trả lời |
|---|---|---|---|
| Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn không hưởng lương | Thường không tham gia vì không có tiền lương | Có trong điều lệ, quyết định bổ nhiệm, nhưng không có tên trên bảng lương | Người này có đang được đóng ở nơi khác không, căn cứ đóng xác định thế nào |
| Người làm việc không trọn thời gian | Nhiều trường hợp chưa tham gia | Hợp đồng ghi số giờ ít hơn giờ tiêu chuẩn, trả lương theo giờ | Tiền lương tháng có từ mức thấp nhất làm căn cứ đóng trở lên không |
| Hợp đồng mang tên khác (cộng tác, dịch vụ, khoán) | Thường bị coi là ngoài diện | Làm theo ca, chịu chấm công, chịu chỉ đạo của quản lý, nhận tiền đều hằng tháng | Bản chất có phải quan hệ lao động không |
| Người làm có hợp đồng lao động từ đủ một tháng | Đã thuộc diện từ trước | Hợp đồng ngắn hạn, thời vụ | Đã đăng ký đủ chưa (không phải điểm mới) |
Cột cuối là trọng tâm. Luật không bắt mọi cộng tác viên phải đóng; nó bắt nhìn vào bản chất công việc. Công ty dùng một nhà thiết kế tự do làm theo dự án, tự quyết thời gian, nhận tiền theo sản phẩm là chuyện khác hẳn với "cộng tác viên bán hàng" ngồi quầy tám tiếng mỗi ngày theo lịch công ty.
Vì sao luật nhìn vào bản chất hợp đồng chứ không nhìn tên gọi
Bộ luật Lao động 2019 đã đặt nguyên tắc: hợp đồng có tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động. Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đưa nguyên tắc đó vào điều khoản về đối tượng, để chặn cách làm phổ biến là đặt tên "hợp đồng dịch vụ" hay "hợp đồng cộng tác" cho những vị trí thực chất là nhân viên.
Ba dấu hiệu thường được xem xét: người làm có phải tuân theo giờ giấc, nội quy, sự phân công của công ty không; tiền trả có định kỳ, ổn định như lương không; người làm có tự chịu rủi ro kinh doanh, tự quyết cách làm, tự trang bị công cụ không. Càng nhiều dấu hiệu của quan hệ phụ thuộc thì càng dễ bị coi là hợp đồng lao động.
Với doanh nghiệp, điều này có nghĩa là thay tên hợp đồng không còn là cách quản lý chi phí. Nếu bị kiểm tra và xác định là quan hệ lao động, công ty có thể phải truy đóng cho cả quãng thời gian đã qua, cộng các khoản phát sinh theo quy định.
Quy trình rà soát trong một tuần cho công ty dưới 50 người
Rà soát không cần đội ngũ lớn, chỉ cần làm đúng thứ tự:
- Lập danh sách mọi người đang làm việc cho công ty, không phân biệt loại giấy tờ: hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, cộng tác, thực tập có trả tiền, người quản lý trong điều lệ.
- Đối chiếu danh sách với danh sách đang tham gia bảo hiểm xã hội; đánh dấu những người có tên ở danh sách đầu nhưng không có ở danh sách sau.
- Với từng người được đánh dấu, ghi lại ba dấu hiệu: giờ giấc, cách trả tiền, mức độ chịu quản lý. Kèm hợp đồng và bảng chấm công nếu có.
- Phân loại: rõ ràng thuộc diện, rõ ràng không thuộc diện, mập mờ. Nhóm mập mờ ghi lý do.
- Với người quản lý không hưởng lương, hỏi họ có đang được đóng bảo hiểm xã hội ở nơi khác không, và đối chiếu hướng dẫn về căn cứ đóng.
- Đăng ký tham gia cho người thuộc diện; với nhóm mập mờ, hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc người làm nghề trước khi quyết định.
- Sửa mẫu hợp đồng cho người mới: dùng đúng loại hợp đồng với đúng bản chất công việc ngay từ đầu.
Lưu toàn bộ bảng rà soát. Khi có kiểm tra, việc chứng minh doanh nghiệp đã chủ động rà và xử lý là điểm có lợi.
Những tình huống mập mờ hay gặp
Giám đốc kiêm chủ sở hữu công ty một thành viên không nhận lương. Đây chính là nhóm luật mới nhắm tới. Nếu người này đang được đóng ở một công ty khác với tư cách người lao động, cần hỏi cách xử lý việc tham gia ở hai nơi để tránh đóng trùng hoặc thiếu.
Nhân viên bán thời gian làm ở hai, ba nơi. Mỗi nơi xem tiền lương tháng mình trả có từ mức thấp nhất làm căn cứ đóng hay không. Người lao động có nhiều hợp đồng cùng lúc là trường hợp có hướng dẫn riêng về nơi đóng các khoản.
Sinh viên thực tập có trả tiền. Thực tập theo chương trình đào tạo khác với làm việc có hợp đồng. Khi "thực tập" kéo dài, làm việc như nhân viên, nhận tiền đều, ranh giới trở nên mờ và nên được xem lại.
Người đã nghỉ hưu quay lại làm việc. Người đang hưởng lương hưu làm việc theo hợp đồng lao động có cách xử lý riêng về bảo hiểm xã hội; đối chiếu hướng dẫn hiện hành thay vì áp dụng như nhân viên thường.
Người lao động nước ngoài. Diện bắt buộc với người nước ngoài có giấy phép lao động đã có từ trước luật 2024, kèm một số trường hợp loại trừ. Đây không phải điểm mới nhưng thường bị bỏ sót khi rà soát.
Chi phí, rủi ro và cách nói chuyện với người lao động
Mở rộng diện tham gia làm tăng chi phí lao động. Doanh nghiệp nhỏ nên tính trước: số người mới thuộc diện, mức căn cứ đóng dự kiến, tỷ lệ đóng phần người sử dụng lao động. Con số này cần được đưa vào ngân sách năm, không nên để tới khi bị nhắc mới xử lý.
Ở chiều ngược lại, chi phí của việc không rà soát thường lớn hơn: truy đóng cho cả thời gian đã qua, tiền phát sinh do chậm đóng, khả năng bị coi là trốn đóng nếu cố ý, và tranh chấp khi người làm gặp tai nạn, ốm đau mà không có bảo hiểm. Một vụ tai nạn lao động của người không được đóng bảo hiểm có thể khiến doanh nghiệp tự gánh toàn bộ chi phí mà quỹ lẽ ra đã chi.
Khi chuyển một người từ "cộng tác viên" sang hợp đồng lao động có đóng bảo hiểm, thu nhập thực nhận hằng tháng của họ có thể giảm vì phần trích từ lương. Hãy giải thích rõ phần trích đi đâu, đổi lại được gì: thời gian đóng tính vào lương hưu, chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Người lao động hiểu thì việc chuyển đổi ít va chạm hơn.
Ví dụ giả định: công ty thương mại mười hai người ở Đà Nẵng
Một công ty thương mại ở Đà Nẵng (ví dụ giả định) có giám đốc là chủ sở hữu, không nhận lương; tám nhân viên văn phòng và kho có hợp đồng lao động, đang được đóng đầy đủ; hai "cộng tác viên bán hàng" ngồi cửa hàng theo ca do công ty xếp, nhận tiền cố định hằng tháng cộng hoa hồng; một kế toán làm buổi chiều, ba ngày mỗi tuần.
Khi rà soát, phòng nhân sự xếp tám nhân viên vào nhóm không đổi. Hai cộng tác viên bán hàng có đủ dấu hiệu của quan hệ lao động: làm theo ca do công ty phân, chịu quản lý của trưởng cửa hàng, nhận tiền đều. Công ty quyết định ký hợp đồng lao động và đăng ký tham gia cho cả hai. Kế toán làm không trọn thời gian được đối chiếu tiền lương tháng với mức thấp nhất làm căn cứ đóng để quyết định. Riêng giám đốc không lương, công ty hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội về cách xác định căn cứ đóng theo luật mới.
Toàn bộ quá trình mất khoảng một tuần làm việc của một người, chủ yếu là gom giấy tờ. Phần khó nhất không nằm ở luật mà ở việc giải thích cho hai nhân viên bán hàng về thu nhập thực nhận thay đổi sau khi trích đóng bảo hiểm.
Giấy tờ nên chuẩn bị sẵn sau rà soát
Dù kết luận là thuộc diện hay không, phòng nhân sự nên giữ một bộ hồ sơ đủ để giải thích quyết định của mình:
- Bảng danh sách toàn bộ người làm việc, ngày lập, người lập.
- Bảng phân loại kèm lý do cho từng người, đặc biệt nhóm mập mờ.
- Bản sao hợp đồng, phụ lục, bảng chấm công, chứng từ trả tiền của nhóm được xem xét.
- Văn bản trả lời hoặc ghi chép hướng dẫn của cơ quan bảo hiểm xã hội, nếu có hỏi.
- Quyết định bổ nhiệm, điều lệ phần liên quan tới người quản lý không hưởng lương.
- Mẫu hợp đồng mới đã sửa cho từng loại công việc.
Bộ hồ sơ này dùng lại được mỗi năm, chỉ cần cập nhật. Khi luật hoặc văn bản hướng dẫn thay đổi tiếp, phần việc còn lại chỉ là đối chiếu tiêu chí mới với bảng đã có.
Câu hỏi thường gặp
Cộng tác viên làm online theo đơn có phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc không?
Phụ thuộc bản chất. Nếu người đó tự quyết thời gian, cách làm, nhận tiền theo kết quả và không chịu sự quản lý như nhân viên, thường không phải quan hệ lao động. Nếu làm theo ca, chịu chấm công và chỉ đạo, nhận tiền đều hằng tháng thì có thể bị coi là hợp đồng lao động.
Giám đốc công ty không nhận lương có phải đóng từ 1/7/2025 không?
Luật 2024 đưa người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương vào diện bắt buộc. Cách xác định căn cứ đóng và trường hợp người đó đã đóng ở nơi khác theo văn bản hướng dẫn; nên hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội với hồ sơ cụ thể.
Nhân viên làm bốn tiếng mỗi ngày có phải đóng không?
Người làm việc không trọn thời gian thuộc diện bắt buộc nếu tiền lương tháng từ mức thấp nhất làm căn cứ đóng trở lên. Doanh nghiệp đối chiếu tiền lương thực trả với mức đó theo văn bản hiện hành.
Ký hợp đồng lao động dưới một tháng thì sao?
Mốc từ đủ một tháng đã có từ trước và vẫn giữ. Ký nhiều hợp đồng ngắn liên tiếp để né mốc này dễ bị xem xét lại bản chất, và không phải cách làm an toàn.
Công ty phát hiện đã bỏ sót người thuộc diện từ 7/2025 thì làm gì?
Đăng ký tham gia ngay và hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội về việc đóng bổ sung cho thời gian đã qua. Chủ động khắc phục thường có lợi hơn so với để tới khi bị kiểm tra hay người lao động khiếu nại.
Người lao động có quyền từ chối tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc không?
Không. Với người thuộc diện bắt buộc, việc tham gia không phụ thuộc thoả thuận. Cam kết "tự nguyện không đóng" giữa hai bên không có giá trị loại trừ nghĩa vụ theo luật.