Quy định về hoá đơn, chứng từ của Chính phủ được sửa đổi, bổ sung bằng một nghị định có hiệu lực từ ngày 1/6/2025. Với người bán lẻ và hộ kinh doanh, thay đổi đáng chú ý nhất là mở rộng diện phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, áp cho hộ, cá nhân kinh doanh đạt mức doanh thu nhất định trong một số ngành bán trực tiếp cho người tiêu dùng. Nghị định cũng làm rõ hơn thời điểm lập hoá đơn trong một số trường hợp và cách xử lý hoá đơn có sai sót.
Bài này đi theo câu hỏi "trước 1/6/2025 làm thế nào, sau đó khác gì". Bài không ghi mức doanh thu cụ thể và không liệt kê đủ danh sách ngành vì đó là chỗ dễ chép sai; bạn tra nguyên văn nghị định sửa đổi cùng nghị định gốc về hoá đơn, chứng từ trên cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật. Thông tin tính tới tháng 11/2026.
Khung pháp lý về hoá đơn trước và sau 1/6/2025
Từ tháng 7/2022, hoá đơn điện tử đã bắt buộc với doanh nghiệp và hộ kinh doanh thuộc diện sử dụng hoá đơn, theo nghị định về hoá đơn, chứng từ ban hành năm 2020 và Luật Quản lý thuế 2019. Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền là một hình thức của hoá đơn điện tử có mã, được thiết kế cho nơi bán lẻ nhiều giao dịch nhỏ, mỗi lần bán in hoặc gửi hoá đơn cho khách và dữ liệu chuyển về cơ quan thuế.
Trước 1/6/2025, việc dùng hoá đơn máy tính tiền chủ yếu do doanh nghiệp, hộ kinh doanh tự chọn hoặc được khuyến khích. Nghị định sửa đổi đưa vào quy định bắt buộc với một nhóm đối tượng cụ thể. Đây là bước đi cùng chiều với chủ trương bỏ thuế khoán: khi doanh thu được kê khai theo thực tế, dữ liệu hoá đơn từng giao dịch là căn cứ để cả hộ kinh doanh và cơ quan thuế đối chiếu.
Nghị định sửa đổi không thay thế toàn bộ nghị định gốc; nó sửa, bổ sung một số điều. Vì vậy khi đọc, bạn cần đặt hai văn bản cạnh nhau, hoặc dùng bản hợp nhất nếu có, để biết điều nào đã bị thay, điều nào giữ nguyên.
Các nhóm thay đổi chạm tới người bán lẻ
Bảng mô tả hướng thay đổi; điều kiện cụ thể phải đối chiếu nguyên văn.
| Nội dung | Trước 1/6/2025 | Từ 1/6/2025 | Việc cần làm |
|---|---|---|---|
| Hoá đơn máy tính tiền | Chủ yếu tự nguyện | Bắt buộc với hộ, cá nhân kinh doanh đạt mức doanh thu quy định trong một số ngành bán trực tiếp cho người tiêu dùng | Kiểm mình có thuộc diện, đăng ký sử dụng, chuẩn bị thiết bị và phần mềm |
| Thời điểm lập hoá đơn | Quy định chung, một số trường hợp đặc thù chưa rõ | Làm rõ thêm cho một số ngành, giao dịch đặc thù | Rà ngành mình có thuộc trường hợp được quy định riêng |
| Hoá đơn có sai sót | Điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định cũ | Quy trình điều chỉnh, thay thế được viết lại chi tiết hơn, gắn với thoả thuận giữa người bán và người mua trong nhiều trường hợp | Cập nhật quy trình xử lý hoá đơn sai |
| Thông tin người mua | Ghi theo yêu cầu | Có điều chỉnh về thông tin người mua cần ghi trong một số trường hợp | Cập nhật mẫu thông tin trên phần mềm bán hàng |
Doanh nghiệp đã dùng hoá đơn điện tử ổn định từ 2022 sẽ thấy thay đổi chủ yếu ở khâu xử lý sai sót và thời điểm lập. Hộ kinh doanh bán lẻ là nhóm thấy khác nhiều nhất.
Ai thuộc diện bắt buộc dùng hoá đơn máy tính tiền
Nghị định đặt hai điều kiện cùng lúc: hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ một mức trở lên, và hoạt động trong các ngành bán trực tiếp cho người tiêu dùng như bán lẻ tại trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng; ăn uống, nhà hàng; khách sạn; vận tải hành khách; dịch vụ phục vụ trực tiếp đời sống; vui chơi giải trí và một số ngành khác ghi trong nghị định. Hộ chỉ thoả một điều kiện thì không thuộc diện bắt buộc theo quy định này.
Cách tự kiểm: lấy doanh thu năm theo cách văn bản hướng dẫn xác định, so với mức trong nghị định; đối chiếu ngành nghề đăng ký và ngành thực tế đang làm với danh sách. Quán cà phê, tiệm tạp hoá, nhà hàng, cửa hàng thời trang có doanh thu lớn là các trường hợp thường gặp.
Hộ không thuộc diện bắt buộc vẫn có thể tự nguyện dùng hoá đơn máy tính tiền nếu thấy tiện. Với hộ bán nhiều giao dịch nhỏ, mỗi ngày hàng trăm khách, hình thức này giúp ghi doanh thu tự động, đỡ phải chép sổ tay, và số liệu khớp với dữ liệu cơ quan thuế nhận được.
Hoá đơn sai: quy trình mới cần nhớ
Sai sót trên hoá đơn là chuyện hằng ngày: sai tên, sai mã số thuế người mua, sai số lượng, sai đơn giá, sai thuế suất. Nghị định gốc đã có cơ chế điều chỉnh và thay thế; nghị định sửa đổi viết lại chi tiết hơn, phân biệt rõ trường hợp nào chỉ cần thông báo, trường hợp nào phải lập hoá đơn điều chỉnh, trường hợp nào lập hoá đơn thay thế, và trong nhiều trường hợp cần có thoả thuận bằng văn bản giữa hai bên trước khi lập.
Hệ quả thực tế với người bán: không thể tự ý huỷ hoá đơn đã gửi cho người mua rồi lập lại như một số nơi từng làm. Phải đi theo đúng trình tự, lưu văn bản thoả thuận, ghi rõ hoá đơn mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hoá đơn nào. Với khách mua lẻ là cá nhân không kinh doanh, nghị định có cách xử lý riêng đơn giản hơn; đọc nguyên văn để biết.
Kế toán nên viết lại quy trình nội bộ xử lý hoá đơn sai thành một trang: ai phát hiện, ai liên hệ người mua, dùng mẫu văn bản thoả thuận nào, ai lập hoá đơn mới, lưu ở đâu. Một trang quy trình rõ ràng tiết kiệm nhiều giờ tranh cãi khi khách hàng lớn yêu cầu sửa hoá đơn cuối năm.
Chuẩn bị cho hộ kinh doanh thuộc diện máy tính tiền
Với hộ kinh doanh xác định mình thuộc diện bắt buộc, thứ tự chuẩn bị gợi ý như sau.
- Xác nhận lại với cơ quan thuế quản lý rằng hộ mình thuộc diện, căn cứ doanh thu và ngành nghề.
- Chọn giải pháp phần mềm bán hàng có tích hợp hoá đơn máy tính tiền, kết nối được với hệ thống của cơ quan thuế; đọc kỹ điều khoản dữ liệu.
- Đăng ký sử dụng hình thức hoá đơn này theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
- Nhập danh mục hàng hoá, dịch vụ với tên gọi rõ ràng và thuế suất đúng.
- Tập huấn người bán hàng: lập hoá đơn ở mỗi giao dịch theo quy định, xử lý khi khách yêu cầu ghi thông tin người mua.
- Lên phương án khi mất mạng, mất điện: thiết bị dự phòng, cách ghi tạm và đồng bộ lại theo hướng dẫn.
- Cuối mỗi ngày đối chiếu tổng tiền hoá đơn với tiền mặt và tiền chuyển khoản thực nhận.
Việc đối chiếu cuối ngày là thói quen nhỏ nhưng quan trọng nhất: nó bắt được lỗi quên lập hoá đơn, lập trùng, nhầm giá ngay khi còn nhớ giao dịch.
Ví dụ giả định: một quán ăn trước và sau 1/6/2025
Ví dụ giả định: chị Hạnh có quán cơm văn phòng ở một phường của Thành phố Hồ Chí Minh, đăng ký hộ kinh doanh, doanh thu năm ở mức khá. Trước tháng 6/2025, quán nộp thuế theo mức khoán, khách là nhân viên công ty thỉnh thoảng xin hoá đơn để thanh toán tiền ăn công tác, chị phải lên cơ quan thuế đề nghị cấp hoá đơn lẻ, mất cả buổi; dần dần chị từ chối luôn những khách xin hoá đơn.
Sau khi rà theo nghị định sửa đổi, chị xác định quán thuộc ngành ăn uống trong danh sách và doanh thu chạm mức bắt buộc. Chị chọn một phần mềm bán hàng có tích hợp hoá đơn máy tính tiền, đăng ký với cơ quan thuế, nhập thực đơn với giá và thuế suất. Từ đó mỗi suất cơm bán ra đều có hoá đơn, khách cần thì quét mã lấy hoá đơn điện tử ngay tại quầy, không cần hẹn.
Thay đổi có cái giá: chi phí phần mềm, thiết bị, thời gian tập cho nhân viên, và doanh thu kê khai nay khớp với thực tế nên có thể cao hơn mức khoán cũ. Đổi lại, quán giữ được nhóm khách công ty trước đây bỏ đi vì không có hoá đơn, chị biết chính xác món nào bán chạy, giờ nào đông, và có số liệu doanh thu để làm hồ sơ vay vốn mở thêm chi nhánh. Đây là ví dụ để hình dung, không phải lời khuyên chung cho mọi quán: mỗi hộ cần tính trên số liệu của mình.
Người mua được gì từ thay đổi này
Thay đổi về hoá đơn thường được nhìn từ phía người bán, nhưng người mua cũng được lợi. Hoá đơn máy tính tiền có mã của cơ quan thuế, người mua có thể tra cứu để biết hoá đơn có thật hay không. Khi cần đổi trả, bảo hành, khiếu nại, hoá đơn là chứng cứ giao dịch rõ ràng hơn tờ phiếu viết tay.
Với người mua là doanh nghiệp, công nhân viên đi công tác cần hoá đơn để thanh toán, việc nhiều hộ kinh doanh có hoá đơn điện tử giúp giảm tình trạng phải xin hoá đơn lẻ hoặc mua hoá đơn ở nơi khác, một thói quen vốn tiềm ẩn rủi ro về hoá đơn không hợp pháp.
Người mua cũng nên biết quyền của mình: được yêu cầu hoá đơn khi mua hàng của người bán thuộc diện phải lập hoá đơn, và được yêu cầu ghi thông tin người mua khi cần. Người bán từ chối lập hoá đơn khi thuộc diện bắt buộc là vi phạm quy định về hoá đơn.
Câu hỏi thường gặp
Nghị định sửa đổi về hoá đơn có hiệu lực từ ngày nào?
Nghị định sửa đổi, bổ sung quy định về hoá đơn, chứng từ có hiệu lực từ ngày 1/6/2025. Một số nội dung có thể có lộ trình hoặc quy định chuyển tiếp riêng, nên đọc kỹ điều khoản thi hành trong văn bản.
Hộ kinh doanh nhỏ bán tạp hoá có bắt buộc dùng hoá đơn máy tính tiền không?
Chỉ khi hộ đồng thời đạt mức doanh thu quy định và hoạt động trong ngành thuộc danh sách. Hộ nhỏ dưới mức không bắt buộc, nhưng vẫn cần thực hiện nghĩa vụ hoá đơn, sổ sách theo phương pháp tính thuế của mình.
Mất mạng giữa giờ bán thì xử lý hoá đơn máy tính tiền thế nào?
Phần mềm hoá đơn máy tính tiền thường có chế độ lưu tạm và gửi dữ liệu khi có mạng lại. Thời hạn gửi và cách xử lý cụ thể theo hướng dẫn của cơ quan thuế; hộ kinh doanh nên hỏi nhà cung cấp phần mềm và lưu hướng dẫn này tại quầy.
Có được huỷ hoá đơn điện tử đã gửi cho khách rồi lập lại không?
Không nên tự huỷ. Hoá đơn đã gửi có sai sót phải xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế theo trình tự quy định, nhiều trường hợp cần văn bản thoả thuận với người mua. Làm sai trình tự có thể bị coi là vi phạm quy định về hoá đơn.
Khách lẻ không lấy hoá đơn thì người bán có phải lập không?
Với người bán thuộc diện dùng hoá đơn máy tính tiền, nguyên tắc là lập hoá đơn cho giao dịch theo quy định, kể cả khi khách không lấy bản giấy. Quy định cụ thể về giao dịch nhỏ, lập tổng cuối ngày cần đối chiếu nguyên văn nghị định.
Doanh nghiệp đã dùng hoá đơn điện tử từ 2022 cần thay đổi gì?
Chủ yếu là cập nhật quy trình xử lý hoá đơn sai sót, kiểm thời điểm lập hoá đơn với ngành đặc thù và thông tin người mua trên mẫu hoá đơn. Nhà cung cấp phần mềm hoá đơn thường đã cập nhật chức năng; kế toán cần kiểm lại cách dùng.